جامعة البيروني الأهلية
اللائحة المالية
2024م
اللائحة المالية لجامعة البيروني
الفصل الأول
تعريفات وأحكام عامة
المادة (1)
الهدف من اللائحة
تهدف هذه اللائحة إلى بيان القواعد الأساسية للنظام المالي التي يراعى اتباعها لدى جامعة البيروني الأهلية.
المادة (2)
تعريفات
في تطبيق أحكام هذه اللائحة يقصد بالمصطلحات الآتية المعاني المقابلة لها:
ـ الجامعة: جامعة البيروني الأهلية.
ـ الرئيس: رئيس جامعة البيروني الأهلية.
ـ الإدارة: إدارات الجامعة وما في حكمها.
ـ الوظيفة: مجموعة من الواجبات والمسؤوليات والاختصاصات تهدف إلى تحقيق أهداف الجامعة.
ـ الموظف: كل من يشغل وظيفة من الوظائف المشار إليها في البند السابق.
ـ اللائحة: اللائحة المالية لجامعة البيروني.
المادة (3)
تنظم أحكام هذه اللائحة كافة المعاملات المالية للجامعة، وإجراءات الرقابة الداخلية بما يكفل المحافظة على سلامة أموالها، ومواردها المالية، وبما يضمن قيام الجامعة بتحقيق أغراضها وفقاً للمبادئ المحاسبية المتعارف عليها.
المادة (4)
يتولى رئيس قسم الشؤون المالية مسئولية الإشراف على تنفيذ أحكام هذه اللائحة، و اتخاذ كافة التدابير والإجراءات اللازمة لمتابعة تطبيق أحكام هذه اللائحة في سائر المعاملات المالية التي تتم في الجامعة، وعليه أن يقدم تقاريره الدورية وفق المهام المكلف بها، وعلى الأخص: المعاملات المالية للجامعة.
المادة (5)
السنة المالية للجامعة
تبدأ السنة المالية للجامعة مع بداية السنة الشمسية، وتنتهي بنهايتها، على أن تبدأ السنة المالية الأولى من تاريخ صدور قرار إشهار الجامعة، وتنتهي بنهاية السنة التالية لتاريخ صدور قرار إشهار الجامعة.
المادة(6)
التسجيل المحاسبي
ـ يتم تسجيل أصول وخصومات الجامعة على أساس: التكلفة التاريخية، وقيد الإيرادات والنفقات، وفقاً لمبدأ الاستحقاق.
ـ تسجل حسابات الجامعة وفقاً لطريقة القيد المزدوج، في ضوء القواعد والأعراف المحاسبية المتعارف عليها.
ـ يتم تسجيل القيود المحاسبية من واقع مستندات معتمدة من الأشخاص أصحاب صلاحيات الاعتماد.
المادة (7)
يجب التأمين على كافة موجودات وممتلكات الجامعة ـ الثابتة والمنقولة ـ ضد أخطار الحريق، والسرقة، والاختلاس، وخيانة الأمانة، وأية تأمينات أخرى يرى رئيس الجامعة أن من مصلحة الجامعة التأمين ضد مخاطرها.
المادة (8)
يجب أن تتم جميع المعاملات المالية بموجب مستندات تحمل أرقاماً مسلسلة، وتراعى الدورة المستندية المحددة لكل عملية، ويتم اعتماد الدورة المستندية للجامعة بقرار من رئيس الجامعة، يتضمن كيفية حفظ الوثائق والعقود والمستندات ذات الأهمية، بما يكفل سريتها، وسهولة تداولها والمحافظة عليها.
المادة (9)
العملات الأجنبية : يتم تقييم المعاملات التي تتم بالعملات الأجنبية إلى الدينار الليبي، وفقاً لأسعار الصرف السائدة بتاريخ إجراء المعاملات المالية، وتسجل فروق التحويل في حساب فروق تقييم العملة في قائمة الإيرادات المصروفات.
المادة (10)
لا يجوز تداول السجلات والوثائق المالية خارج قسم الشؤون المالية؛ إلا بموافقة صادرة من رئيس قسم الشؤون المالية بالجامعة، أو من يفوضه في ذلك.
مادة (11)
تحفظ المستندات المالية ووثائق الحسابات بطرق منتظمة ومسلسلة ومرقمة داخل ملفات مفهرسة؛ بحيث يسهل استخدامها، والرجوع إليها عند الحاجة، وبما يضمن بقاءها طول المدة المقررة قانوناًً للاحتفاظ بها في الجامعة.
المادة (12)
يحتفظ رئيس قسم الشؤون المالية بالوثائق ذات الأهمية الخاصة، وكذلك السجلات التي تدون بها المعاملات المالية ذات الطابع السري داخل خزانة خاصة.
المادة (13)
يكون للجامعة حساب، أو أكثر بالمصارف التجارية العاملة بليبيا، حسبما تقتضيه متطلبات العمل، تودع في تلك الحسابات المتحصلات بجميع أنواعها أولاً بأول، بموجب حوافظ إيداع، ويحدد رئيس الجامعة المبالغ النقدية الجائز الاحتفاظ بها في الخزينة، ولا يجوز في جميع الأحوال الاحتفاظ في الخزينة؛ إلا بالقدر الضروري من النقدية اللازمة لحركة العمل اليومي، ولا يتم الصرف من الأموال المذكورة؛ إلا في الأغراض المخصصة لها، ووفقاً للقواعد والإجراءات المنصوص عليها في هذه اللائحة، وفي كل الأحوال يجب الفصل بين حساب الإيرادات وحساب المصروفات.
المادة (14)
على رئيس قسم الشؤون المالية حفظ المبالغ التي يتقرر الاحتفاظ بها نقداً، وكذلك دفاتر الصكوك، وإيصالات استلام النقدية، وخطابات الضمان، وغيرها من الأوراق والمستندات ذات القيمة في الخزائن المعدة لهذا الغرض، وتكون في عهدة شخص، أو أكثر، ويتم تسليمها واستلامها بموجب محاضر تحريرية تعد في حينها، وتوقع من الطرفين المسلم والمستلم.
الفصل الثاني
الميزانية التقديرية
المادة (15)
الموازنة التقديرية: هي البرنامج المالي السنوي للجامعة؛ لتحقيق الأهداف التي تقررها
الجامعة، وهي تتضمن جميع الاستخدامات والموارد لأوجه أنشطة الجامعة، بما يتفق مع الاستراتيجية الموضوعة.
وتسعى الموازنة التقديرية لتحقيق ما يلي:
1 ـ تعبر عن خطة عمل منظمة ومعدة على أساس علمي مستند إلى دراسات واقعية.
2 ـ توضح الأغراض المحددة لنشاط الجامعة المستقبلي.
3 ـ تساعد إدارة الجامعة على تنفيذ سياساتها والتعريف بتلك السياسات.
4 ـ تستخدم لقياس الأداء الكلي بالجامعة.
5 ـ تُستخدم أداة من أدوات الرقابة والضبط الداخلي، وذلك عن طريق المقارنات المستمرة بين الأرقام المقدرة والأرقام الفعلية، التي عن طريقها يتم اكتشاف الانحرافات، والعمل على تصحيحها.
6 ـ تساعد على تقدير احتياجات الجامعة من رأس المال العامل، وكمية النقد السائل اللازمة لسداد الالتزامات الدورية أولاً بأول.
المادة (16)
تعد للجامعة ميزانية تقديرية سنوية، تعكس الخطة المالية السنوية لعمليات الجامعة، وفق السياسات التي يضعها رئيس الجامعة، على أن تتضمن تقديرات الإيرادات حسب مصادرها، وتقديرات المصروفات حسب أوجه إنفاقها مرفقة بمذكرة توضح الأسس التي تم بموجبها إعداد تلك التقديرات، وتعد هذه الميزانية قبل بداية السنة المالية بشهر على الأقل، على أن يتم العمل بها بعد اعتمادها.
إذا تأخر اعتماد الميزانية التقديرية للجامعة إلى ما بعد بداية السنة المالية يستمر العمل بميزانية السنة السابقة في حدود متوسط المخصصات الشهرية وذلك إلى حين اعتماد الميزانية التقديرية للجامعة .
المادة (17)
لا يجوز أن يزيد حجم الأنفاق الفعلي في بند من بنود الميزانية التقديرية المعتمدة عن المبالغ المعتمد له؛ إلا إذا قابله فائض في بند آخر، على أن يتم النقل في هذه الحالة من بند إلى بند آخر بموافقة رئيس الجامعة، بناء على عرض من رئيس قسم الشؤون المالية.
المادة (18)
يجوز بموافقة رئيس الجامعة تدبير موارد إضافية لتمويل مشروعات الجامعة بأي من الطرق التالية :
1 ـ القروض.
2 ـ التسهيلات الائتمانية.
3 ـ الدخول في اتفاقيات استثمار مشترك مع أطراف أخري.
على أن يؤخذ في النظر عند اختيار طريقة التمويل المناسب إجراء دراسة تمويلية متخصصة بما يكفل تحقيق أكبر عائد، وبأقل تكاليف ممكنة.
المادة (19)
يجوز ترتيب التزامات مالية على ميزانيات سنوية قادمة، وذلك بالنسبة للأعمال والمشروعات التي يمتد تنفيذها إلى أكثر من سنة مالية، شريطة: ألا تزيد قيمة الالتزامات المرتبطة بها عن جملة التكاليف المقررة لها في البرنامج المعتمد.
المادة (20)
على رئيس قسم الشؤون المالية إعداد تقارير شهرية تتضمن متابعة تفصيلية لموقف تنفيذ الميزانية التقديرية، في ضوء المستهدف وما تم إنجازه منها، مع بيان الانحرافات، وأسبابها، والتوصيات اللازمة لمعالجتها وتصويبها وإحالتها إلى رئيس الجامعة .
الفصل الثالث
المصروفات والإيرادات
المادة (21)
أولاً: المصروفات:
يتم الصرف على كافة الاحتياجات اللازمة لتسيير عمل الجامعة في حدود المبالغ المقررة بالميزانية التقديرية المعتمدة للسنة المالية موضع التنفيذ، وذلك وفقاًً للضوابط والقواعد الواردة بهذه اللائحة.
المادة (22)
يتم الصرف بناء على المستندات الأصلية بعد مراجعتها والتأكد من استيفاء كافة الشروط القانونية والتعاقدية للتأكد من سلامة وصحة القيمة المالية المطلوب سدادها والتدقيق قبل الصرف للتأكد من عدم تكراره, ويجوز الصرف بمستندات بدل فاقد بعد التحقيق في واقعة فقدان المستندات الأصلية، واعتماد نتيجة التحقيق، ويكون الصرف في هذه الحالة باعتماد من رئيس الجامعة.
المادة (23)
يكون الصرف ـ سواء أكان ذلك لتقديم إعانات، أم لسداد التزامات تتعلق بأوامر شراء، أم خدمات، أم تنفيذ عقود، أم سداد مستحقات، أم مستندات أخري ـ بناء على عرض من رئيس قسم الشؤون المالية من واقع المستندات الأصلية، بعد استيفائها وتأييدها للقيمة المالية المراد صرفها، ويجب ختم جميع المستندات المؤيدة للصرف بما يفيد إتمام عملية الصرف في مكان بارز منها، بوضع ما يفيد أنها دفعت، سواء أبالختم، أم التخريم، وذلك بما يحول دون تقديمها مرة أخرى للصرف، ويتم الاحتفاظ بأذونات الصرف الملغاة في تسلسلها بعد تسطيرها وكتابة عبارة (ملغي) عليها .
المادة (24)
يصدر الأذن بالصرف من قسم الشؤون المالية باتاًًُ، غير معلق على شرط، بعد استيفاء الشروط والإجراءات الواجب توافرها في عملية الصرف، ويجب أن يستوفي إذن الصرف التوقيع ممن له حق التوقيع، واعتماد الصرف.
المادة (25)
أذونات الصرف غير قابلة للتحويل، ويكون الصرف للمستفيد شخصياً بعد التحقق من شخصيته، وإذا كان المستفيد شخصاًً اعتبارياًً؛ وجب تحديد مندوب عنه لاستلام المستحقات بموجب توكيل مكتوب، وفي جميع الأحوال التي يتم فيها الصرف لغير المستفيد يجب أن تؤخذ بيانات كاملة لمن تم الصرف له.
المادة (26)
يتم سداد النفقات بموجب سند صرف أو أمر دفع بإحدى الطرق التالية :
1 ـ نقداًً من العهدة النثرية، على ألا يتجاوز السقف المحدد للصرف النقدي.
2 ـ بصك على إحدى المصارف المتعامل معها.
3 ـ تحويل على المصرف ( حوالة مصرفية ـ اعتماد مستندي – …… وما شابهه ذلك).
ويتم ذلك بعد التأكد من استكمال المعاملة لجميع مسوغات الصرف، وإرفاق المستندات الدالة على ذلك، واكتمال التوقيعات عليها من الموظفين المختصين، واعتماد الصرف من صاحب الصلاحية، طبقاً للإجراءات الموضحة في النظام المالي.
المادة (27)
لا يجوز التوقيع على الصك مالم يكن مصحوبا بأذن الصرف، مرفق بالمستندات الأصلية المؤيدة للصرف، ومستوفياً لإجراءات المراجعة الداخلية، بما فيها إدراج رقم الصك على المستندات المرفقة، ومطابقة القيمة مع المستندات ذات العلاقة.
المادة (28)
لا يجوز صرف المستحقات، أو النفقات المرتجعة من الحسابات الدائنة المختصة؛ إلا بناء على طلب من صاحب الشأن، وعلى أن يوضح باستمارة الصرف بأن المبالغ مقيدة بالحساب الدائن المختص، مع ذكر رقم وتاريخ مستند القيد، مرفقاًً من المختص بذلك.
المادة (29)
ثانيا: الإيرادات:
يقصد بالإيرادات جميع الإيرادات الناتجة عن مزاولة الجامعة لأنشطتها، وأية مصادر إيرادية آخري، مثل: الاستثمار، وبيع الأصول الثابتة.
المادة (30)
يضع رئيس الجامعة الأسس والقواعد والشروط والسياسات المتعلقة بالاستثمار، وممارسة الأنشطة الاستثمارية المولدة للإيرادات، التي تدخل ضمن أغراض الجامعة، كما يعتمد رئيس الجامعة المستندات والنماذج التي يتم تداولها في حالات مزاولة النشاط الاستثماري.
المادة (31)
يقصد بالموارد الرأسمالية: كل ما تحصل عليه الجامعة نتيجة بيع أصل من الأصول، أو عقد قرض، أو تمويل إضافي في رأس المال العامل … أو غير ذلك من الموارد غير الإرادية.
المادة (32)
تتم المطابقة شهرياًً بين قيمة الإيرادات المثبتة بالدفاتر المالية مع ما هو مودع بالمصرف، وذلك للتأكد من أن جميع أذونات التحصيل قد تم قيدها بالدفاتر المالية، وإيداعها بحساب الجامعة بالمصرف.
الفصل الرابع
النقدية بالخزائن والمصارف
المادة (33)
أولاً: النقدية بالمصارف
تحتفظ الجامعة بأموالها في مصرف، أو أكثر من المصارف العاملة بليبيا، بالاسم الذي أشهرت به الجامعة، على أن يراعي ـ في كل الأحوال ـ ضرورة الفصل بين حساب الإيرادات وحساب المصروفات.
المادة (34)
يتوجب إمساك سجل نقدية لكل حساب مصرفي يبين رصيد النقدية بذلك المصرف عقب كل عملية صرف، أو إيداع، وكل ما يتعلق بحركة الحساب مباشرة.
المادة (35)
يتولى رئيس قسم الشؤون المالية حفظ دفاتر الصكوك غير المستعملة، ويراعى عند صرفها تتابع التسلسل الرقمي، وتحفظ الصكوك داخل خزينه واقية من الحريق، ويمسك سجلا يوضح حركة استلام وارجاع دفاتر الصكوك.
المادة (36)
يتم الصرف من حسابات الجامعة في المصارف بموجب صكوك تحمل توقيع اثنين من المسؤولين المدرجة أسماؤهم في قائمة التوقيعات المعتمدة لدى المصارف، ويصدر بها تكليف، أو قرار من رئيس الجامعة.
المادة (37)
يتم الصرف من حساب الصرف الخاص بالجامعة بالمصرف المودع به أموالها بموجب صكوك بعد إعداد أذونات الصرف الخاصة بذلك، ويجب أن يتم صرف وتحرير الصكوك وفقاً لأرقامها المسلسلة، كما يجب كتابة رقم إذن الصرف، واسم المستفيد، والقيمة المدفوعة على كعب الصك.
المادة (38)
يتم قيد قيمة الصكوك الصادرة بسجل يعد لهذا الغرض وذلك حال تحرير الصك، ويجب أن يتم القيد بحساب المصرف من واقع الصكوك التي يتم صرفها، أو من واقع المستندات الواردة مع إذن الصرف.
المادة (39)
على المستفيد من الصك أن يوقع على إذن الصرف بما يفيد استلامه للصك، وفي حالة إيداع الصك بحساب المستفيد بالمصرف يقيد الصك في حافظة من نسختين، وترسل الحافظة مع الصك إلى المصرف لإرجاع نسخة مختومة منه بما يفيد إيداع الصك لحساب المستفيد، وتحفظ مع إذن الصرف.
المادة(40)
إذا استدعي الأمر إيقاف صك بعد إصداره، وكذلك في حالة فقد أي صك مسحوب على الجامعة؛ يجب إخطار المصرف فوراً؛ لإيقاف الصرف، ولا يجوز أن يحرر صك بدل المفقود؛ إلا بموجب طلب يقدم من المستفيد، يكون مدعوماً بما يثبت ضياع الصك، بعد وصول أخطار من المصرف يفيد عدم سابقة الصرف، والتأكد من عدم إمكانية صرف الصك المفقود مستقبلاً وفقا لأحكام التشريعات النافذة.
المادة (41)
يتولى قسم الشؤون المالية بالجامعة طلب كشوفات حسابات الجامعة لدى المصارف بصورة دورية، على ألا تتجاوز فترة (15) يوماً للمطابقة اللازمة بين البيانات المالية الواردة في هذه الكشوفات والبيانات المقيدة في سجلات الجامعة، وتعد مذكرة تسوية المصرف في نهاية كل شهر ، ولكل حساب مصرفي على حدة.
المادة (42)
يتعين على قسم الشؤون المالية متابعة إيرادات الجامعة المحصلة بصكوك، والتأكد من تحصيلها في مواعيدها، والقيام بالإجراءات اللازمة لحفظ حقوق الجامعة في حالة رفض هذه الصكوك من قبل المصارف، ورفع تقرير إلى رئيس الجامعة بالصكوك التي تم رفضها، والإجراءات التي تم اتخاذها لحفظ حقوق الجامعة.
المادة (43)
ثانياً: النقدية بالخزائن
يحدد رئيس الجامعة، أو من يفوضه الحد الأقصى من المبالغ النقدية الجائز الاحتفاظ بها في الخزائن، بشرط ألا تتجاوز المبالغ المؤمن عليها بالخزائن، ولا يجوز ـ في جميع الأحوال ـ الاحتفاظ؛ إلا بالقدر الضروري من المبالغ اللازمة لحركة العمل اليومي.
المادة (44)
يحدد رئيس قسم الشؤون والمالية مواقع وحجم الخزائن الواجب استعمالها بالجامعة، ويجب أن تتوفر في الخزائن كافة المواصفات الفنية، والضمانات الأمنية الواجب توفرها في خزائن حفظ النقود.
المادة(45)
يكون لكل خزينة أمين من ذوي الأمانة والنزاهة، ويعد أمين الخزينة مسؤولاً عن محتوياتها، وعليه أن يمسك دفتر حركة الخزينة اليومي، يسجل فيه جميع المبالغ الواردة، والصادرة، والرصيد المتبقي، ويحفظ هذا الدفتر داخل الخزينة.
المادة (46)
لا يجوز أن يحتفظ بداخل الخزينة؛ إلا بالنقود والصكوك الخاصة بمعاملات الجامعة، وغيرها من المستندات ذات القيمة، وعلى أمين الخزينة أن يفحص ما يسلم إليه من نقود، ويكون مسؤولاً عما يقبله من نقد مزيف، أو مشوه بما يجعله غير قابل للتداول، ويحظر أن تقبل بالخزينة، أو تودع بها أية ممتلكات شخصية، أو غير متعلقة بعمل الجامعة.
المادة (47)
يحظر على أمين الخزينة التصرف في الأموال الموجودة في عهدته في غير الأغراض التي خصصت لها، ولا يجوز صرف أي مبلغ منها؛ إلا بعد استيفاء الشروط والإجراءات المقررة للصرف، ويجب عليه التأكد من سلامة وصحة رصيد خزينته في نهاية عمله اليومي، وقبل مغادرته لعمله.
المادة (48)
يجب أن تجرد الخزينة جرداً مفاجئاً مرة واحدة على الأقل في كل شهر؛ لحصر ما تحويه من أموال، ومطابقتها بالرصيد الدفتري بدفتر الخزينة، ويتم الجرد بمعرفة رئيس القسم المالي، أو المراجع الداخلي للجامعة، أو من يندب لهذا الغرض، وتثبت نتيجة الجرد بمحضر يوقع عليه من قام بالجرد وأمين الخزينة.
المادة (49)
إذا تبين وجود عجز نقدي بالخزينة؛ وجب إبلاغ رئيس قسم الشؤون المالية، ورئيس الجامعة، ويجب على رئيس قسم الشؤون المالية أن يتخذ على وجه السرعة الإجراءات التحفظية اللازمة تمهيداً للتحقيق في الواقعة، وإبلاغ الجهات المختصة إذا لزم الأمر.
المادة (50)
في جميع الأحوال يجب جرد الخزينة كلما تغير الشخص المكلف بها، وذلك مقابل تسليمها إلى خلفه، ويحرر محضر بمحتوياتها تفصيلياً، وتطابق هذه المحتويات مع دفتر يومية الخزينة، كما يدون بالمحضر تسليم مفتاح الخزينة للخلف الجديد بعد التأكد من صلاحيتها، ويعتمد المحضر من رئيس قسم الشؤون المالية.
المادة(51)
لا يجوز إخلاء طرف أمين الخزينة، أو من بذمته عهدة مالية؛ إلا بعد أن يقدم ما يثبت تسليمه ما في عهدته إلى خلفه، أو إلى رئيسه المباشر.
الفصل الخامس
العهد والسلف المالية
المادة (52)
يصدر بتنظيم صرف العهد المالية، والسلف المؤقتة، وأغراضها، وحدود صرفها وصلاحياته قرار من رئيس الجامعة، بناءً على عرض من رئيس قسم الشؤون المالية، على أن تتم تسوية هذه العهد والسلف بمجرد انتهاء الغرض الذي صرفت من أجله، ويترتب على عدم تقديم مستندات التسوية خلال أسبوعين من تاريخ انتهاء المدة المحددة للتسوية، اعتبار العهدة ديناً في ذمة صاحبها، وتخصم من مرتبه بما لايتجاوز ربع المرتب شهرياً، بعد إخطاره كتابة بذلك، ودونما حاجة إلى موافقته.
المادة (53)
يجوز صرف عهدة نقدية مستديمة لبعض العاملين بالجامعة؛ لتمكينهم من سداد بعض المصروفات التي تقتضي طبيعتها ضرورة أدائها فوراً، ويصدر بهذه العهد قرار من رئيس الجامعة، بناء على عرض من رئيس قسم الشؤون المالية، ويتضمن القرار أوجه استعمالات العهدة، وقيمتها، واسم الشخص الذي يعهد إليه بها، وينبغي في من يعهد إليه بالعهدة المستديمة: أن يكون من الأشخاص المشهود لهم بالأمانة والكفاءة، وأن يتبع حيالها الإجراءات الخاصة بحفظ النقدية، وأن يكون تجديد واستعاضة قيمتها تبعاً لحركة الصرف منها.
المادة (54)
يقوم من يعهد إليه بالعهدة المستديمة بمسك دفتر خاص بالعهدة لقيد المصروفات التي يتم صرفها من العهدة أولاً بأول، وتقديم المستندات المؤيدة للصرف إلى قسم الشؤون المالية؛ ليقوم بإجراءات التدقيق والتحقق من صحة وسلامة المبالغ المصروفة، واعتمادها، واستعاضتها.
المادة (55)
يتم استعاضة العهدة المستديمة كلما قاربت على النفاذ، ويجب أن تتم تسوية العهدة، وتوريد المتبقي من النقدية إلى الخزينة في نهاية السنة المالية، على أن يعاد صرفها في اليوم الأول من بداية كل سنة مالية جديدة، ويجوز لرئيس الجامعة، أو من يفوضه الأمر بإجراء الجرد الدوري، أو المفاجئ للعهدة خلال السنة المالية.
المادة (56)
يجوز صرف عهد نقدية وسلف مؤقتة لبعض العاملين بالجامعة؛ للأغراض العاجلة، أو لمصلحة سير العمل، أو أثناء السفر في مهمات عمل، وذلك في الحدود والأغراض اللازمة، وطبقاً للقواعد التي يحددها رئيس الجامعة، على أن تسوى هذه العهد والسلف بمجرد انتهاء الغرض الذي صرفت من أجله، وأن تتم إجراءات الصرف والتسوية طبقاً لأحكام هذه اللائحة.
المادة (57)
يتعين على أمين الخزينة الاحتفاظ بسجل إحصائي خاص بالعهد، تخصص فيه لكل صاحب عهدة صفحة، أو أكثر، يقيد بها أصل العهدة، وما تم صرفه منها، واستعاضتها أولاً بأول.
الفصل السادس
مرتبات وأجور العاملين
المادة (58)
تصرف المرتبات والأجور وما في حكمها من مستحقات العاملين بالجامعة في نهاية كل شهر، ومع ذلك يجوز صرف كل المستحقات، أو بعضها لأحد العاملين مقدماً إذا كان ميعاد استحقاقها يحل أثناء إجازة مرخص بها للعامل، أو أثناء قيامه بمهمة عمل بعيداً عن مقر عمله، أو في الأحوال التي يوافق عليها رئيس الجامعة، أو من يفوضه لهذا الغرض.
المادة (59)
يتم إعداد كشف المرتبات والأجور وما في حكمها على الاستمارات المخصصة لهذا الغرض بمعرفة قسم الشؤون المالية، من واقع بطاقات العمل، أو كشوفات الحضور والانصراف، وتحال الكشوفات إلى رئيس الجامعة، أو من يفوضه للاعتماد وإحالتها إلى الجهة المختصة بالصرف؛ لإتمام إجراءات الصرف، طبقاً للطرق المعمول بها في الجامعة.
المادة (60)
يستقطع من المرتبات والأجور وما في حكمها كافة الاستقطاعات المقررة بموجب التشريعات النافذة، ويصرف للعامل صافي المرتب بعد خصم كافة الاستقطاعات المقررة قانوناً.
المادة (61)
تصرف المرتبات والأجور المستحقة للعاملين بصكوك يتم إحالتها إلى حساباتهم الشخصية بالمصارف، وترفق بحافظة إيداع من نسختين، تعاد إحداهما موقعة ومختومة من قبل المصرف بما يفيد استلام القيمة، وترفق حافظة الإيداع الموقعة من المصرف بكشف المرتبات والأجور ، ويجوز صرف المرتبات والأجور وما في حكمها نقداً للعاملين مباشرة بعد التوقيع على الكشوفات المعدة لهذا الغرض بما يفيد استلام القيمة.
المادة (62)
يجوز لأحد العاملين أن يوكل غيره لاستلام مستحقاته لدى الجامعة ، على أن يكون ذلك بموجب توكيل معتمد إدارياً بالنسبة للوكلاء العاملين بالجامعة، أما الوكلاء غير العاملين بالجامعة؛ فيجب أن يعتمد التوكيل من قبل رئيس قسم الشؤون المالية.
المادة (63)
تحفظ المستحقات المالية التي لم يتقدم صاحبها لاستلامها بالخزينة لمدة عشرة أيام من التاريخ المقرر لصرفها، فإذا انقضت هذه المدة ولم تصرف قيدت لحساب صاحبها بالأمانات، ولا يجوز صرفها؛ إلا بناءً على طلب كتابي يقدم من صاحب الشأن، ويتم الصرف بعد أن يوقع الموظف المختص بما يفيد عدم سابقة الصرف، مع ذكر رقم وتاريخ مستند التوريد.
الفصل السابع
الجــرد والديون
المادة (64)
على إدارة الجامعة إجراء جرد شامل لجميع أصول وموجودات الجامعة الثابتة والمنقولة مرة على الأقل في نهاية كل سنة مالية، ويجب أن يشمل الجرد على الأخص ما يلي:
1 ـ مكونات الأصول الثابتة على مختلف أنواعها.
2 ـ محتويات المخازن.
3 ـ العهد المستديمة والمؤقتة .
4 ـ الخزائن وخطابات الضمان.
5 ـ الأوراق والمستندات ذات القيمة.
المادة (65)
تشكل ـ بقرار من رئيس الجامعة، قبل شهر على الأقل من نهاية السنة المالية ـ لجان الجرد السنوي بناءً على اقتراح من رئيس قسم الشؤون المالية، على أن يتضمن القرار الإجراءات التي يتعين مراعاتها عند إجراء الجرد، وبداية ونهاية عمل اللجنة.
المادة (66)
تتولي لجان الجرد إجراء المطابقة اللازمة بين الأرصدة الدفترية لكافة موجودات الجامعة من واقع السجلات، أو البطاقات الخاصة بها وأرصدة الجرد الفعلي، وحصر الفروقات، وإعداد كشوفات تبين العجز والزيادة لغرض التسوية اللازمة بعد اعتمادها من رئيس الجامعة.
المادة (67)
يتم تدوين نتائج الجرد في الكشوفات التي تعد لهذا الغرض، ويراعى بشأنها ما يلي:
1 ـ إتباع الدقة في حصر الموجودات، وتدوينها بالكشوفات.
2 ـ ضرورة توقيع أعضاء لجنة الجرد على جميع صفحات كشوفات الجرد بعد إقفالها.
3 ـ إثبات تاريخ الجرد على كل كشف من كشوفات الجرد.
4 ـ استفاء كافة البيانات التي تساعد على تسوية الفروق الجر دية.
5 ـ إقفال بطاقات الصنف وسجلات المخازن بمعرفة لجنة الجرد.
6 ـ حصر الأصناف التالفة في كشوفات مستقلة.
كما يتم حصر ديون الجامعة، والديون المشكوك في تحصيلها، وتحديد المخصص اللازم لها وفقاً لأسس المحاسبة المتعارف عليها، ولا يجوز إعدام أي دين؛ إلا بعد استنفاذ كافة الإجراءات القانونية لتحصيله.
الفصل الثامن
المشتريات والمخازن
المادة ( 68 )
تشكل لجنة للمشتريات بقرار من رئيس الجامعة ، تتألف من رئيس وثلاثة أعضاء من ذوي الخبرة والكفاءة، ويبين القرار اختصاصاتها، وأسلوب عملها، وكيفية تدوين محاضرها، واعتمادها.
المادة (69)
تحفظ في مخازن الجامعة المواد ومستلزمات التشغيل، والأصول غير المستعملة، وكل ما يلزم لنشاطها وتحقيق اغراضها, ويجب أن تتم عمليات التخزين بطريقة تلائم مواصفات وطبيعة المخزون، وتكفل وقايته وحمايته من التلف، والضياع، والسرقة.
المادة(70)
لا يجوز الاحتفاظ في مخازن الجامعة بأصناف غير مملوكة لها؛ إلا بإذن من رئيس الجامعة، وفي حالة وجود أصناف بالمخازن غير مملوكة للجامعة؛ يجب إثبات نوعها، ومواصفتها، وعددها، وأسباب وجودها في سجل معد لهذا الغرض.
المادة (71)
يصدر رئيس الجامعة قرار ينظم العمل بالمخازن بحيث يحدد نوعيتها، وتبعيتها، وكيفية الاستلام والصرف، والتخزين، والتسجيل في السجلات والبطاقات، مع تحديد المسؤولين عن الاستلام والصرف، وذلك بناء على اقتراح يقدمه رئيس قسم الشؤون المالية.
المادة (72)
يراعى عند استلام المواد بالمخازن أن تكون مطابقة للكميات والمواصفات المحددة بأمر الشراء، أو التوريد، وأنها بحالة جيدة، ويعد أمين المخزن المختص إذن الاستلام بالكميات المستلمة ومواصفاتها, ولا يجوز صرف قيمة المواد الواردة للجامعة؛ إلا بأصل إذن الاستلام، ويجب أن يكون مرفقاً مع قائمة الحساب، أو مستخلص المورد، وتعد القيمة واجبة السداد موافقة للكميات المستلمة فعلاً.
المادة (73)
يتم الصرف بموجب إذن صرف يشمل البيانات اللازمة من حيث: الكمية، والمواصفات، والرقم الإشاري، مؤيداً بطلب صرف المواد، معتمداً من الجهة الطالبة.
المادة (74)
يتم جرد شامل لمحتويات المخازن في نهاية كل سنة مالية، كما يجوز إجراء جرد دوري ومفاجئ كلما تطلب الأمر ذلك, ويسجل ما تسفر عنه نتيجة الجرد في كشوفات تمسك لهذا الغرض، وينبغي تعديل الأرصدة وفقاً للجرد، بعد البحث في أسباب الفروقات، واعتمادها من رئيس الجامعة.
المادة (75)
في حالة ضياع أية مواد من المخازن، أو تلفها، أو كسرها؛ يجب على أمين المخزن، أو من بعهدته هذه المواد إبلاغ الأمر فوراً إلى رئيس قسم الشؤون المالية، بقصد اتخاذ الإجراء اللازم لتحديد أسباب الضياع، أو التلف، أو الكسر، وتحديد المسؤول عن ذلك، مع إحالة تقرير مفصل إلى رئيس الجامعة، وذلك لاتخاذ الإجراءات اللازمة بالخصوص.
الفصل التاسع
الميزانية العمومية والحسابات الختامية
المادة (76)
يتولى قسم الشؤون المالية إعداد الحسابات الختامية، والميزانية العمومية للجامعة خلال ثلاثة أشهر على الأكثر من انتهاء السنة المالية.
المادة (77)
تعد الحسابات الختامية طبقا للأسس والمبادئ المحاسبية المتعارف عليها، ويجب أن يراعى على وجه الخصوص ما يلي :
1 ـ الفصل بين المصروفات الإيرادية والرأسمالية.
2 ـ التحقق من سلامة إجراءات الجرد السنوي وصحته لكافة الموجودات الثابتة والمنقولة .
3 ـ إجراء المطابقات اللازمة مع المصارف فيما يتعلق بأرصدة الحسابات الجارية، والحصول على مصادقات المدينين والدائنين.
4 ـ تسوية كافة العهد المالية قبل نهاية السنة المالية.
الفصل العاشر
الرقـــابة الداخليـــة
المادة (78)
1 ـ يجب أن تحدد بوضوح أعمال، واختصاصات، ومسؤوليات الوظائف بكل وحدة إدارية من الوحدات المبينة بالهيكل التنظيمي للجامعة بشكل دقيق، ومكتوب في صورة دليل إجراءات.
2 ـ يتوجب تقسيم العمل بين عاملي كل إدارة، أو قسم بشكل واضح ومكتوب، بحيث تكون أعمال كل عامل مراقبة ومراجعة من قبل عامل آخر على مستوى الجامعة، تحديداً للمسؤولية، وتحقيقاً للضبط الداخلي.
3 ـ يكون توقيع أوامر الدفع من الصكوك وخلافه من مسؤولية اثنين بالجامعة لهما سلطة التوقيع، على أن ينظم ذلك قرار يصدر عن رئيس الجامعة.
4 ـ يختص رئيس قسم الشؤون المالية، أو من يكلفه بإلغاء الصكوك إذا وجد سبب يدعو للإلغاء، ويكون ذلك بشطب الصك، وحفظه مع كعبه الخاص به.
5 ـ يعتمد رئيس الجامعة نطاق وبرامج المراجعة الداخلية التي يقدمها المراجع الداخلي للجامعة، ويكون المراجع الداخلي والعاملون معه مسؤولين عن مراجعة إجراءات الصرف، والتحقق من سلامة التوجيه المحاسبي المتعلق بها قبل وبعد الصرف، وفقاً لمعايير المراجعة المتعارف عليها, والتحقق من مدى تطبيق النظم واللوائح، والحصول على المصادقات، والجرد المفاجئ، وفحص السجلات اليدوية والآلية؛ للتأكد من أنها تتضمن كل ما ينبغي أن يدرج فيها.
6 ـ يقدم المسؤول عن المراجعة الداخلية بالجامعة تقريراً شهرياً إلى رئيس الجامعة، متضمناً أهم الملاحظات والمخالفات